Spesen managen

Firmenkreditkarten: Mythen und Vorteile

Noch sind KMU skeptisch gegenüber Firmenkreditkarten. Dabei bieten sie viele Vorteile – für Firmen, Beschäftigte und Lieferanten.

von UBS 20. Okt. 2020
Firmenkreditkarten: Mythen und Vorteile

Sie gelten als kostspielig, unsicher und nur für grosse Unternehmen geeignet: Firmenkreditkarten. Dabei bieten sie zahlreiche Vorzüge, die auch KMU das Leben deutlich erleichtern. Zeit also, mit Vorurteilen aufzuräumen und wichtige Fragen unter die Lupe zu nehmen.

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Mythos: Firmenkreditkarten sind teuer

Tatsächlich gibt es die Produkte in der Regel nicht kostenlos. Dem gegenüber stehen aber manuelle Spesenprozesse, die in den Unternehmen viel Kapital und enorme Ressourcen binden und fehleranfällig sind. Darüber hinaus ermöglichen die Karten den Firmen sogar Kosteneinsparungen, weil sie – insbesondere in Verbindung mit einem Spesenmanagement-Tool – die Transparenz bei den Ausgaben verbessern.

Hinzu kommt, dass Bargeldtransaktionen, vor allem auf Reisen, mit einem erhöhten Risiko behaftet sind. «Bei einem Verlust der Karte entsteht dem Unternehmen kein Schaden, da sie von UBS kostenlos (exklusive Prepaid) ersetzt wird», erklärt Alexander Blattner, Head Sales bei UBS Card Center. Darüber hinaus bietet eine UBS-Firmenkreditkarte noch weitere Zusatzleistungen.

Mythos: Firmenkreditkarten sind nur etwas für Grosse

Bevor ein Unternehmen Kreditkarten an seine Mitarbeitenden abgeben kann, wird in der Regel eine Bonitätsprüfung durchgeführt und eine Kreditlimite festgesetzt. Dies gilt allerdings nicht für die sogenannten Business Prepaidkarten, die sich besonders für Start-ups und KMU eignen. Sie werden ganz einfach via E-Banking aufgeladen.

«Damit sich Unternehmen möglichst wenig um diesen Prozess kümmern müssen, bieten wir die Möglichkeit, die Prepaidkarte automatisch aufzuladen, sobald ein Mindestbetrag erreicht wird», erklärt René Gerig, Leiter Product Management Kreditkarten bei UBS. Für national tätige Firmen ohne grossen Bedarf an Zusatzleistungen gibt es zudem die Business Credit Card, für grössere Unternehmen die Corporate Card mit der Ausprägung Classic und Gold.

Mythos: Firmenkreditkarten sind unsicher und umständlich

Dabei handelt es sich wohl um den grössten der drei Mythen. Schliesslich reicht ein Anruf beim zuständigen Kundenbetreuer, und dieser unterstützt den Antragsteller bei der Bestellung. Was die Sicherheit betrifft, so erfüllt UBS die höchsten Sicherheitsstandards, die kontinuierlich verbessert werden. Sofern das KMU die Sorgfaltspflichten einhält, haftet es nicht für einen allfälligen Schaden bei Kartenmissbrauch.

Business Prepaidkarte

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Die ideale Karte für Start-ups und Kleinunternehmen

Tipp: Firmenkreditkarte vs. Business Prepaidkarte?

Bei Business Prepaidkarten wird der benötigte Betrag im Voraus auf das Zahlungsmittel transferiert. Sie kann damit schnell und ohne Bonitätsprüfung ausgestellt werden. Wie eine Kreditkarte ist sie weltweit einsetzbar, auch für Online-Einkäufe und für Bargeldbezüge. «Jede einzelne Karte verfügt über ein individuelles Guthaben. Das Laden ist kostenlos und mit UBS Digital Banking blitzschnell möglich – neu auch mit automatischer Aufladefunktion», verspricht UBS-Kreditkartenexperte René Gerig.

Bei klassischen Kreditkarten legt der Kartenherausgeber eine Kreditlimite fest. Der entsprechende Betrag steht dem Unternehmen dann monatlich zur Verfügung, am Ende eines Monats wird die Rechnung beglichen. Sei es für die Online-Bestellung von Büromaterial oder für das Hotelzimmer im Ausland: Die Mitarbeitenden sind mit einer Firmenkreditkarte flexibel. Zudem herrscht eine klare Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben. Gleichzeitig vereinfacht der Karteneinsatz die Prozesse, erhöht die Kostentransparenz und verbessert das Spesenmanagement.

Tipp: Was sollten Arbeitnehmende beachten?

Trotz der Kreditkartenzahlung gilt es für Arbeitnehmende nach wie vor, die Spesenbelege je nach Spesenprozess manuell zu sammeln oder via Spesenmanagement-Tool elektronisch zu erfassen. Ein Vermerk auf der Quittung zum Zweck der Ausgabe vereinfacht eine spätere Bearbeitung. «Mittlerweile haben wir sehr viele Kunden, die ein Spesenmanagement-Tool nutzen. Dadurch entfällt dieser manuelle Prozess ebenfalls», weiss Alexander Blattner, Head Sales bei UBS Card Center. Hier gebe es inzwischen zahlreiche gute und kostengünstige Anbieter, für welche UBS auch eine Schnittstelle biete, um die Transaktionsdaten direkt ins System einzuspeisen.

Alles in allem sind die Arbeitnehmenden, sich konsequent an das Spesenreglement des Unternehmens zu halten sowie die Sorgfaltspflichten für die Nutzung der Karten zu kennen und zu beachten.

Tipp: Was sollten Unternehmen beachten?

Ein klares Spesenreglement ist zu empfehlen. Es legt fest, welche Ausgaben für die Mitarbeitenden auf welcher Stufe bewilligt sind. Weiter sollte das Unternehmen klare Abgabekriterien für Firmenkreditkarten und Prepaidkarten definieren.

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