Change-Management: Veränderungen erfolgreich umsetzen

In unserer schnelllebigen Zeit müssen sich Unternehmen laufend mit Veränderungen auseinandersetzen. Diese sind wichtig, weil erst durch sie Weiterentwicklung und Wachstum möglich sind. Veränderungen können von kleinen Anpassungen in bestimmten Bereichen bis hin zu ganzheitlichen Unternehmenstransformationen reichen. Die Gründe sind häufig extern bedingt, zum Beispiel Marktveränderungen, Konkurrenz- und Innovationsdruck oder technologische Entwicklungen. Sie können aber auch von innen kommen: neue Nachfolgelösungen, Probleme bei der Rekrutierung von Fachkräften oder generelles Unbehagen wie etwa ein schwieriges Unternehmensklima.

Unter den Begriff Change-Management fällt die Umsetzung ausgewählter Massnahmen, um Abteilungen oder die gesamte Organisation tiefgreifend zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu bewegen.

Es liegt in der Natur des Menschen, dass er sich mit Veränderungen eher schwertut. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Reaktionen auf einen Change-Prozess in 90 Prozent der Fälle emotional sind, nur 10 Prozent beziehen sich auf die Sache selbst. Umso wichtiger ist eine sorgfältige Begleitung von Veränderungsprojekten.

Grundsätzlich fällt es kleineren und mittleren Firmen leichter als Grossunternehmen, Change-Prozesse umzusetzen. Sie verfügen über weniger Hierarchieebenen und sind deshalb agiler und flexibler. In kleinen Teams arbeiten Mitarbeitende häufig enger zusammen; das fördert den Teamgeist und die Bereitschaft, gemeinsam Veränderungen anzugehen. Nicht zuletzt kennen Führungskräfte kleinerer Firmen ihre Mitarbeitenden oft besser, was es einfacher macht, individuelle Bedürfnisse zu erkennen und darauf einzugehen.

Nichtsdestotrotz ist auch für KMU relevant, dass Veränderungen von allen im Unternehmen getragen und keine Widerstände hervorgerufen werden. Philipp Mähr, Inhaber eines auf Veränderungsprozesse spezialisierten Beratungsbüros, mit über 30-jähriger Erfahrung im Change-Management, hat wertvolle Tipps, wie man die Belegschaft ins Boot holt und eine Veränderung erfolgreich im Unternehmen umsetzen kann.

1. Durchführung einer sorgfältigen Analyse

Je genauer die vorgängige Analyse, umso zielgerichteter und erfolgreicher der Change. Erst die umfassende interne Unternehmensanalyse ermöglicht es, den Transformationsbedarf genau zu ermitteln und das richtige Vorgehen zu bestimmen. Soll mit einer externen Change-Management-Fachperson gearbeitet werden, spart diese Vorarbeit Zeit und Geld. Als nächster Schritt empfiehlt es sich, eine Kraftfeldanalyse durchzuführen. Dieses Tool hilft, die verschiedenen Einflüsse auf die geplante Veränderung zu verstehen. Es unterscheidet zwischen Kräften, die den Wandel vorantreiben, und solchen, die ihn bremsen. Die Analyse bietet tiefe Einblicke in die Dynamik, die den Change-Prozess beeinflussen könnte, und unterstützt Unternehmen dabei, das Kräfteverhältnis zugunsten einer erfolgreichen Veränderung zu verschieben.

2. Klare Kommunikation der Veränderungsgründe

«Change-Prozess» und «Transformation» sind Begriffe, die bei Mitarbeitenden Unbehagen hervorrufen können. Dies, obwohl – oder weil – oft gar nicht klar ist, was genau dahintersteckt. Besser, als solche Buzzwords in den Raum zu stellen, ist, die Veränderung beim Namen zu nennen und zu erklären, was das Ziel der Massnahme ist: «Wir müssen unser Produktportfolio anpassen, um uns von der Konkurrenz abzuheben», «Wir müssen unsere Arbeitsprozesse neu gestalten, um produktiver zu werden» oder «Wir führen unsere Firma mit der Firma XY zusammen, weil wir nur gemeinsam das anbieten können, was der Markt verlangt.»

3. Menschen so früh wie möglich mit einbinden

Eine Grundregel des Change-Managements lautet, die Menschen so früh wie möglich in den Veränderungsprozess und die Unternehmensentwicklung miteinzubeziehen. Eine klare Kommunikation hilft allen Beteiligten, die Notwendigkeit der Veränderung zu verstehen; Verständnis ist der Schlüssel zur Akzeptanz. Und die Möglichkeit mitzubestimmen motiviert, aktiv zum Erfolg beizutragen. Aber Vorsicht: Wenn Entscheidungen feststehen, sollte dies auch so kommuniziert werden. Vorgetäuschte Partizipation hinterlässt ein ungutes Gefühl. Um möglichst viele Mitarbeitende einzubinden und ihre Ideen und Wünsche abzuholen, bieten sich Grossgruppenworkshops wie zum Beispiel das World Café an. Bei dieser Methode wird in einer lockeren Café-Atmosphäre über vorher definierte Themen offen diskutiert und die Ergebnisse gleich auf den Tischtüchern visualisiert.

4. Ein Change-Team zusammenstellen

Ein entscheidender Schritt im Change-Management ist die Bildung eines Change-Teams. Dafür eignen sich Personen, die das Vertrauen der Belegschaft geniessen und ein Gespür dafür besitzen, was die Menschen denken. Es gibt verschiedene Herangehensweisen, diese Personen innerhalb einer Organisation ausfindig zu machen. Anstatt langwierige Auswahlprozesse durchzuspielen, ist es häufig sinnvoller und schneller, die einzelnen Teams selbst einen Stellvertreter oder eine Stellvertreterin wählen zu lassen. Mit der Wahl ist das Vertrauen bereits besiegelt. Ein so aufgestelltes Change-Team arbeitet nicht nur motiviert am Change mit, sondern erfüllt auch gleich die Aufgabe eines effektiven Kommunikationskanals zur Belegschaft.

5. Keine Kommunikation erzeugt Gerüchte

Die Team-Mitglieder legen nach jedem Zusammenkommen gemeinsam fest, was, wie und wo kommuniziert wird. Gerüchte nähren sich von der Unsicherheit. Um Gerüchten vorzubeugen, ist daher wichtig, alles, was schon klar ist, schnell zu kommunizieren und nicht zu warten, bis auch die letzten Details definiert sind. Bei Informationen, die noch nicht spruchreif sind, hilft es, einen verbindlichen Termin anzugeben. Das stärkt die Glaubwürdigkeit und verhindert gleichzeitig, dass Tasks nach hinten geschoben werden und das Projekt schlimmstenfalls im Sand verläuft.

6. Die Roadmap – nicht zu viel auf einmal wollen

Im Zuge eines Change-Prozesses neigen Unternehmen dazu, gleich alles auf einmal verändern zu wollen, nach dem Motto: wennschon, dennschon. Das ist häufig nicht zielführend. Change-Management bedeutet immer zusätzlichen Aufwand. Das Alltagsgeschäft läuft wie gewohnt weiter, die Kundinnen und Kunden wollen bedient werden. Mit einer guten Planung (meist Roadmap genannt) wird sichergestellt, dass Schritt für Schritt synchronisiert vorgegangen und so die Organisation nicht überfordert wird. Wichtiger, als sofort alles von Grund auf verändern zu wollen, ist dranzubleiben – Change nicht als einmaliges Ereignis zu verstehen, sondern als Konstante.

7. Was nicht gemessen wird, wird häufig nicht gemacht

Die Erreichung der Etappenziele ist für die Motivation und die Energie aller Beteiligten absolut wesentlich. Daher sollten sie sehr genau – fast unerbittlich – kontrolliert werden. Die quantitativen Ziele sind dabei meist kein Problem, qualitative Ziele wie Arbeitsklima etc. kann man mittels der immer populärer werdenden Pulsbefragungen heute sehr effizient überwachen. Erfahrungsgemäss erhöhen sich Energie und Engagement vor Messterminen bei allen Beteiligten merklich.

8. Externe Expertise hinzuziehen

Gerade KMU verzichten oftmals darauf, eine Expertin oder einen Experten in den Change-Prozess einzubinden. Die Vorteile externer Unterstützung liegen auf der Hand: Professionelle Change-Manager bringen spezialisiertes Wissen und Erfahrung mit, verstehen die Komplexität und die Wechselwirkungen von Veränderungen und kennen bewährte Methoden, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Auch können sie eine objektive und unvoreingenommene Perspektive bieten und dabei helfen, klare und überzeugende Botschaften zu entwickeln, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu fördern. Es lohnt sich in jedem Fall, ein Gespräch mit einer Expertin oder einem Experten zu führen, um eine Idee davon zu erhalten, welche Auswirkungen die Veränderung auf die Organisation haben kann. Geeignete Change-Management-Profis findet man am besten über Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk.

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Change-Management ist ein komplexer, aber lohnender Prozess. Durch die frühzeitige Einbindung von Mitarbeitenden und Führungskräften, die Ernennung eines kompetenten Change-Teams, eine gute Roadmap und eine klare, ehrliche Kommunikation können Unternehmen die Herausforderungen von Veränderungen meistern. Die Investition in Change-Management zahlt sich langfristig aus, indem sie die Anpassungsfähigkeit und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert. Es ist eine Investition in die Unternehmensentwicklung – und damit in die Zukunft.

Was auch immer Sie in Ihrem Unternehmensalltag beschäftigt, sprechen Sie mit uns. Wir beraten Sie nicht nur bei Finanzangelegenheiten, sondern vermitteln Ihnen auch interne Expertinnen und Experten sowie Fachpersonen aus unserem Netzwerk, um Sie bei Ihren Herausforderungen zu unterstützen.

Bei unseren Kundinnen und Kunden beobachten wir, dass besonders im Zusammenhang mit der Nachfolgeregelung grosse Veränderungen in Unternehmen stattfinden. Hier unterstützen wir Sie mit einer umfassenden Beratung – von der Erstellung eines Notfallplans für den Fall der Fälle bis zur Übergabe Ihres Unternehmens innerhalb der Familie oder zu einem externen Verkauf.

Erfahren Sie im Selbsttest, wo Sie in Ihrer Nachfolgeplanung stehen, oder lassen Sie sich individuell von einer UBS-Expertin oder einem UBS-Experten beraten.

Unser Tipp für Sie: Setzen Sie sich mit dem Thema Eignerstrategie auseinander. Dabei dokumentieren die Eignerinnen und Eigner ihre persönliche Beziehung zum Unternehmen sowie ihre Grundsätze der Unternehmensführung. Gerade bei Familienunternehmen, die über Generationen gewachsen sind, ist eine Eignerstrategie nicht «nice to have», sondern ein «must». Dasselbe gilt auch für Start-ups mit mehreren Co-Gründern und externen Investoren sowie entsprechend komplexen Eigentümerverhältnissen.