«Le trattative difficili vanno pianificate»

La competenza negoziale è ormai un requisito imprescindibile per ogni dirigente. Come conciliare i conflitti di interesse, strappare prezzi vantaggiosi o condurre colloqui positivi con la clientela? Mentre nella vita di tutti i giorni si tende a seguire il proprio intuito, in ambito professionale sta assumendo sempre più importanza la capacità di negoziare in modo strategico.

Il negoziatore

Operante a livello internazionale e personalità più che nota nel suo settore, il guru della negoziazione Matthias Schranner sa perfettamente cosa conta in una trattativa. Con all’attivo diversi incarichi di negoziazione per conto del governo tedesco per casi di sequestro e rapimento, nonché una serie di consulenze per ONU, politici e numerose grandi e piccole imprese, Schranner – originario di Monaco e zurighese d’adozione – ha fondato e dirige il Negotiation Institute, con sede a Zurigo, uffici a Hong Kong e New York e uno staff di 40 collaboratori. Inoltre è docente incaricato del corso di negoziazione all’Università di San Gallo (Certified Global Negotiator CGN-HSG) nonché autore di diverse guide sull’argomento.

Schranner ha imparato il mestiere come funzionario di polizia presso l’ufficio federale anticrimine per la Repubblica federale di Germania e ha inoltre seguito una formazione specifica dell’FBI sulle negoziazioni complesse. «Una trattativa è un processo che segue un determinato schema. Chi lo conosce ne individua anche le mine vaganti ed è quindi in grado di disinnescarle in tempo», afferma Schranner. Una trattativa non ha nulla a che vedere con l’intuizione, nulla succede per magia. «Il successo di una negoziazione si basa su una buona preparazione, sull’esperienza e sulla conoscenza degli schemi negoziali.»

La preparazione è basilare

In materia di negoziazioni, gli errori non mancano. «Il più comune è sottovalutare l’avversario e molte volte anche la complessità della trattativa», dichiara Schranner. Nella fase preparatoria, molti negoziatori riflettono troppo poco sui propri obiettivi e ancora meno su quelli della controparte. Non di rado, si finisce così per adottare soluzioni dalla vita corta, che si rivelano presto insoddisfacenti. La preparazione di una negoziazione è quindi un fattore decisivo, spiega Schranner. «Ci si deve calare nei panni dell’interlocutore già prima della negoziazione e verificare costantemente la validità dei propri assunti nel corso della trattativa»; inoltre è importante che «un buon negoziatore studi preventivamente tutte le opzioni e le alternative: cosa faccio se la trattativa non sta dando risultati? Qual è il piano B se il mio interlocutore interrompe la riunione e abbandona il tavolo negoziale?», prosegue Schranner.

Aggirare le discussioni sui prezzi

Secondo Schranner, attacchi personali e minacce al limite della legalità sono ormai all’ordine del giorno nelle trattative. Parla per esperienza: «In queste situazioni ad alto impatto emotivo, i manager che vivono la trattativa come fatto personale, reagiscono di pancia e quindi in maniera sbagliata, rendendosi vulnerabili». I manager emotivi tendono a decidere d’impulso, lasciando così condurre la trattativa alla controparte e reagendo in modo ipersensibile agli attacchi personali. «Una cosa assolutamente da evitare», spiega l’esperto di negoziazioni. Ma come si dovrebbe reagire quando un cliente importante minaccia «o uno sconto del dieci percento oppure l’affare salta?», ci chiediamo. Schranner ha una soluzione anche a questo: «Evitare di affrontare subito la questione dei prezzi, ma tornare a sottolineare le proprie prestazioni ed eventualmente proporne di aggiuntive».

L’arte della negoziazione varia da cultura a cultura

Come valuta la capacità negoziale dei manager svizzeri? «Ogni cultura applica schemi e strategie differenti in sede di trattativa. Nazioni con una lunga tradizione commerciale, come la Cina o l’Inghilterra, sanno applicare con flessibilità strategie negoziali molto diverse tra loro, mentre in Svizzera o in Germania l’approccio è generalmente molto più rigido», prosegue l’esperto.

Si dice che i migliori negoziatori d’Europa siano gli olandesi: scherzosi ma razionali nel momento decisivo. Per Schranner, nel mondo anglosassone il concetto di «dealmaker» ha una connotazione positiva, mentre in quello germanofono i conflitti in sede negoziale vengono presi troppo sul personale, con reazioni del tipo: «Ci sono delle regole, così non ci siamo! Adesso gliela facciamo vedere!». Negli Stati Uniti il modus operandi è ancora diverso. Lì si agisce secondo ruoli definiti, scindendo tra persona e oggetto della trattativa. In altre parole: «Le persone sono estremamente gentili, ma brutali nel loro ruolo di negoziatori. Per noi è irritante. Anche noi trattiamo duro, ma a un certo punto finiamo per adottare la modalità win-win, cosa che, a negoziazione conclusa, ci fa comunque sentire offesi a livello personale».

Trump è l’esempio per eccellenza di questo modo di fare. «Negli ultimi 18 mesi ha catalizzato l’attenzione mondiale con richieste esagerate: il muro al confine con il Messico, il surplus commerciale tedesco e cinese, i contributi dell’Europa alla NATO e i negoziati sul NAFTA», ma Trump riesce sempre a controllare l’agenda e a spingere gli avversari dove vuole lui. Ciò suscita il disappunto di molti, che però lo prendono troppo sul serio. Per Trump queste dichiarazioni sono simboliche, solo un modo per dare il via alle trattative. Lo stesso vale per i dazi doganali che vuole imporre alla Cina. Affermando che i suoi predecessori hanno stipulato contratti svantaggiosi, Trump entra a gamba tesa nella prima fase delle trattative. «Nella cultura germanofona, la filosofia negoziale è invece caratterizzata dalla ricerca del consenso e di risultati a lungo termine», afferma Schranner. Eppure Trump ha successo. Lo dimostra il nuovo accordo con il Messico e il Canada.

L’approccio provocatorio

Anche nelle trattative internazionali esiste uno stile negoziale improntato allo scontro, che in Svizzera è però considerato scortese e non è per nulla apprezzato. «In negoziazioni di questo tipo bisogna saper toccare tutti i registri: quello della gentilezza, quello della pazienza e, se necessario, il pugno di ferro. L’approccio trumpiano avrà successo? «O fallirà miseramente oppure avrà un successo eclatante. Ma aspettiamo ancora due anni prima di fare un bilancio. I cicli di negoziati sono solo all’inizio. Se riuscirà a concludere con successo il nuovo accordo sul NAFTA, il clima anti-Trump potrebbe improvvisamente cambiare», conclude l’esperto.

Ulteriori informazioni relative a Matthias Schranner e al Negotiation Institute su www.schranner.com.