Erfolgreiche Unternehmensnachfolge: Ihr Leitfaden für eine sichere Übergabe

Die Nachfolgeplanung für das eigene Unternehmen ist ein langfristiger und komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und rechtliche Absicherung erfordert. Eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge ist langfristig geplant und bindet die Führungskräfte des Unternehmens sowie die Familienmitglieder des Unternehmers oder der Unternehmerin ein. Dabei sind wirtschaftliche, steuerliche und rechtliche Fragestellungen genauso zu berücksichtigen wie die Emotionen der Beteiligten.

Personen, die ein Unternehmen leiten, sind in der Verantwortung, das Risiko für ihr Unternehmen jederzeit so gering wie möglich zu halten. Dazu gehört auch, dass sie sich Gedanken darüber machen, was geschieht, sollten sie selbst nicht mehr urteilsfähig sein – zum Beispiel nach einem Unfall, einer schweren Krankheit oder als Folge von Altersschwäche. Ein Vorsorgeauftrag ist ein geeignetes Instrument, um für den Fall der Fälle gewappnet zu sein. Mit einem Vorsorgeauftrag kann definiert werden, wer im Fall von Urteilsunfähigkeit umfassend für einen handeln und sich in welchem Umfang um alle Fragen kümmern soll. Dazu gehört auch die Vertretung der Beteiligungen am eigenen Unternehmen.

Regelung der Mitwirkungsrechte im Unternehmen

Aus dem Vorsorgeauftrag muss hervorgehen, dass er für den Fall und mit Wirkung des Eintritts der eigenen Urteilsunfähigkeit erteilt wird und welche möglichen Bereiche er umfasst. Die einzelnen Aufgabenbereiche müssen zumindest generell bezeichnet und umschrieben werden. Die Aufgaben können auf bestimmte Bereiche beschränkt werden.

Ein Vorsorgeauftrag ist neben gesellschafts- und vertragsrechtlichen sowie organisatorischen Lösungen ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung und Nachfolgeplanung – insbesondere wenn es darum geht, dass die Mitwirkungsrechte im Unternehmen, nach Inkraftsetzung des Vorsorgeauftrags durch die KESB, schnell übernommen werden können. Sowohl für eine vorübergehende als auch für eine dauernde Urteilsunfähigkeit können Unternehmerinnen und Unternehmer festlegen, wer die vermögensrechtlichen Befugnisse an ihrer Stelle wahrzunehmen hat. Je nach Konstellation können Unternehmen beispielsweise bestimmen, wer sie als Gesellschafter oder Aktionärin an Generalversammlungen oder in anderen Gremien vertreten soll. Mittels Vorsorgeauftrag können Unternehmerinnen und Unternehmer auch Weisungen bezüglich der Ausübung von Stimmrechten erteilen. Zugleich steht es der Unternehmerin frei, auch personelle Vorschläge für die Besetzung der Funktionen vorzugeben, die sie im Unternehmen innehatte. Abhängig von der jeweiligen Rechtsform und konkreten Situation (zum Beispiel Stimmrechtsmehrheit) hat der Unternehmer oder die Unternehmerin das Recht, die Nachfolge im Verwaltungsrat festzulegen.

Erstellung und Form des Vorsorgeauftrags

Ein Vorsorgeauftrag muss entweder von Hand geschrieben, datiert und unterzeichnet oder notariell beglaubigt werden. Die Aufgaben, die der beauftragten Person übertragen werden sollen, müssen klar definiert sein. Es können auch Einzelaufgaben übertragen und Weisungen für die Umsetzung der Aufträge erteilt werden. Im eigenhändig verfassten Vorsorgeauftrag lassen sich jederzeit handschriftliche Änderungen einfügen. Diese müssen jedoch deutlich gekennzeichnet und mit Datum und Unterschrift versehen werden.

Für den Fall der Fälle: der Notfallplan

Ein Notfallplan ist eine umfassende und durchdachte Planung, die sowohl den geschäftlichen Bereich als auch das Privatleben des Unternehmers oder der Unternehmerin und seiner oder ihrer Familie absichert. Er regelt Vertretungsverhältnisse und gewährleistet die Handlungsfähigkeit des Unternehmens im Krisenfall. Juristisch erfordert dies Regelungen im Gesellschafts-, im Handelsregister-, im Erwachsenenschutz- und im Erbrecht. Zusätzlich müssen finanzielle Absicherungen überprüft und eventuelle Lücken identifiziert werden.

Ein wichtiger Bestandteil des Notfallplans ist der Vorsorgeauftrag. Der Notfallplan geht jedoch weiter, da er konkrete Handlungsanweisungen für Notfälle bereitstellt. Dazu gehört die Übergabe von Konto- und Zugangsdaten, Passwörtern, Vollmachten sowie wichtigen Kontakten und Ansprechpersonen. Der Notfallplan sollte so gestaltet sein, dass der interimistische Nachfolger oder die interimistische Nachfolgerin problemlos einen Überblick über wichtige Kundinnen und Lieferanten, laufende Aufträge, Angebote, Kalkulationen sowie eventuelle Rechtsstreitigkeiten erhalten kann.

In einem Testament oder einem Erbvertrag kann festgelegt werden, wie das Vermögen, der Nachlass, nach dem Tod des Eigentümers, der Eigentümerin verteilt werden soll. Auch eine Unternehmensnachfolge kann auf diese Weise geregelt werden. Gerade ein Erbvertrag unter Einbezug sämtlicher Familienmitglieder hilft, eine Unternehmensnachfolge transparent und konfliktfrei zu bestimmen und dadurch den Fortbestand eines Unternehmens zu sichern.

Klarheit und Eindeutigkeit

Eine letztwillige Nachfolgeregelung soll präzise und unmissverständlich formuliert sein. Unklare Anweisungen könnten im schlimmsten Fall zu Erbstreitigkeiten führen. Der Unternehmer oder die Unternehmerin sollte konkret festlegen, wer das Unternehmen oder die Unternehmensanteile erhalten und das Unternehmen weiterführen soll. Dabei kann es sich um eine Einzelperson, eine Gruppe von Personen oder auch eine juristische Person – etwa eine Stiftung – handeln. Häufig beinhaltet die Erstellung einer Nachfolgeregelung auch den Abschluss eines Aktionärsbindungsvertrags zwischen den dereinstigen Aktionärinnen und Aktionären. In der Praxis zeigen sich auch immer wieder Schwierigkeiten bei der Bewertung eines Unternehmens. Auch hier kann durch eine einvernehmliche Vereinbarung einer Bewertungsmethode oder aber durch die Festlegung einer Bewertungstechnik Konfliktpotenzial reduziert werden. Wichtig ist auch, dass eine erstellte Nachfolgeregelung regelmässig überprüft und allenfalls angepasst wird, sodass sie immer möglichst auf dem aktuellen Stand ist.

Berücksichtigung von Miterbinnen und -erben und anderen Nachlassregelungen

Wenn mehrere Erbinnen und Erben vorhanden sind, braucht es klare Regelungen, wie die Unternehmensbeteiligungen unter ihnen aufgeteilt werden sollen und wie allfällige Ausgleichszahlungen zu erfolgen haben. Um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen, kann es sinnvoll sein, festzulegen, dass bestimmte Erben Abfindungen anstelle von Unternehmensanteilen erhalten. Eine Nachfolgeregelung sollte bei verheirateten Unternehmerinnen und Unternehmern immer auch die güterrechtliche Situation berücksichtigen. Zudem braucht es Klarheit darüber, wie Erbvorbezüge an Nachkommen in der dereinstigen Nachlassabwicklung zu berücksichtigen und zu bewerten sind. Sofern Vermögenswerte im Ausland vorhanden sind, ist es ratsam, eine erstellte Nachlassregelung im entsprechenden Land auf ihre Umsetzbarkeit überprüfen zu lassen.

Optimierung der Steuersituation

Es ist ratsam, eine Unternehmensnachfolge frühzeitig anzugehen. Auf diese Weise ist es beispielsweise möglich, nicht betriebsnotwendige Vermögenswerte über mehrere Steuerperioden ins Privatvermögen zu überführen und dadurch die Steuerbelastung zu senken. Auch mögliche Erbschafts- und Schenkungssteuern gilt es zu berücksichtigen. Diese sind in der Schweiz kantonal geregelt, sodass grundsätzlich die Steuergesetze am Wohnsitz des Unternehmers, der Unternehmerin beachtet werden müssen.

Juristische Beratung

Die Organisation einer Unternehmensnachfolge kann je nach der Grösse und Zusammensetzung des Unternehmens sowie der gewünschten Nachfolgeregelung sehr komplex sein. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig über die verschiedenen Möglichkeiten zu informieren und sich von einer Fachperson beraten zu lassen. Ein unverbindliches Erstgespräch bietet vielfach die Möglichkeit, den Berater oder die Beraterin kennenzulernen und wichtige Fragen zu klären.