QR-fattura: la vostra PMI è pronta?

La mezzanotte del 30 settembre 2022 segna letteralmente l’uscita di scena di due vecchie conoscenze. Le polizze di versamento rossa e arancione, utilizzate rispettivamente da 34 e 21 anni, non sono più conformi ai requisiti dell’era digitale; pertanto, dal 1° ottobre non saranno più in vigore e verranno sostituite dalle QR-fatture con diverse sezioni di pagamento.

«Nel passaggio al nuovo sistema le imprese svizzere sono a buon punto, ma l’obiettivo non è stato ancora raggiunto», afferma in sintesi Giovanni Gaggioli, esperto di traffico dei pagamenti di UBS. Il suo collega Eric Bamert è dello stesso parere: «Molte imprese nostre clienti sono già pronte». E ammette che «circa la metà di tutte le PMI deve ancora effettuare la migrazione». Dopo la scadenza prevista, circa 300 000 aziende si troveranno pertanto a svolgere operazioni costose per incassare i pagamenti o ad affrontare conseguenze più pesanti. In quest’articolo spieghiamo come evitare tali problemi.

La metà di tutte le PMI svizzere deve ancora effettuare la migrazione alla QR-fattura.

È possibile selezionare tre diverse sezioni di pagamento QR. Dalla vostra decisione dipendono anche le misure da attuare entro la scadenza; tra queste figurano anche il software di contabilità, i dati principali, i processi interni o i moduli.

A proposito dei moduli, due delle tre sezioni di pagamento QR sostituiscono le polizze di versamento rossa e arancione. C’è poi una nuova sezione di pagamento QR con il riferimento del creditore, che facilita la fatturazione delle esportazioni dalla Svizzera verso l’area SEPA in franchi svizzeri e in euro.

Se non siete ancora passati alle QR-fatture, sul sito web della vostra banca, per esempio su ubs.com/qr-fattura, trovate la documentazione completa riguardante tutti gli aspetti della migrazione alla QR-fattura. Anche il vostro consulente alla clientela è in grado di fornirvi suggerimenti per un passaggio quanto più possibile semplice ed efficiente. Tuttavia, poiché l’impegno da dedicare a questo passaggio non va sottovalutato, è consigliabile disporre di un team di progetto con sufficienti risorse umane, specialistiche e finanziarie che possa idealmente concentrarsi solo sulla migrazione.

Nel caso in cui non riusciste a completare la migrazione entro la scadenza prevista, in via temporanea potete emettere le QR-fatture e le sezioni di pagamento QR anche online, per esempio tramite il Portale QR-fattura UBS, e scaricarle in formato PDF. Il file PDF potrà essere inviato come allegato via e-mail o per posta, stampato su carta perforata. Quest’opzione va presa in considerazione esclusivamente come soluzione di emergenza, poiché per le imprese con oltre 100 fatture al mese si tratta di un metodo tutt’altro che efficiente.

Le sezioni di pagamento QR rappresentano per tutte le parti coinvolte una notevole semplificazione dell’attività aziendale. Possono essere scansionate con qualsiasi smartphone e contengono tutti i dati necessari per il pagamento, supportano la contabilità debitori nella fatturazione e nella contabilizzazione e riducono il lavoro di gestione dei creditori per la contabilità creditori.

Anche se passare alle QR-fatture nell’arco di poche settimane, con tutte le implicazioni che ne derivano, può sembrare impegnativo, in realtà è fattibile. Per la popolazione svizzera un traffico dei pagamenti agile è essenziale tanto quanto per la nostra economia. Pertanto è nell’interesse generale che il 1° ottobre il maggior numero possibile di imprese (idealmente tutte) abbia completato il passaggio alla QR-fattura. Saremo lieti di aiutarvi.