QR-facture: votre PME est-elle prête?

Le 30 septembre 2022, à minuit, la dernière heure sonnera littéralement pour deux vieilles connaissances. Les bulletins de versement rouges et orange – vieux de 34 ans et 21 ans respectivement – ne répondent plus aux exigences de l’ère numérique et ne seront plus valables à partir du 1er octobre prochain. Ils seront remplacés par des QR-factures avec plusieurs sections paiement.

«Si les entreprises suisses sont certes déjà bien avancées en vue de cette transition, elles n’ont pourtant pas encore atteint la ligne d’arrivée», estime Giovanni Gaggioli, expert en trafic des paiements chez UBS. Son collègue Eric Bamert partage cet avis: «Bon nombre de nos clients professionnels sont déjà prêts aujourd’hui.» Même s’il admet que «près de la moitié des PME suisses doivent encore se charger de la migration». Par conséquent, quelque 300 000 entreprises devront s’attendre à des aléas coûteux lors de l’encaissement ou à des conséquences plus graves à l’issue de la date butoir. Dans cet article, découvrez comment éviter de tels désagréments.

La moitié des PME suisses doivent encore se charger de la migration.

Il existe trois sections paiement QR différentes au choix. Votre décision déterminera également les mesures que vous devez prendre d’ici la date butoir et qui affecteront notamment votre logiciel de comptabilité, vos données de base, vos processus internes ainsi que vos formulaires.

À propos de formulaires: deux des trois sections paiement QR remplacent les bulletins de versement rouges et orange. La nouveauté réside dans la section paiement QR avec référence créancier. Elle simplifie la facturation des exportations de la Suisse vers l’espace SEPA en francs suisses et en euros.

Si vous n’avez pas encore opéré le passage à la QR-facture: sur le site Web de votre banque, par exemple sur ubs.com/qr-facture, vous trouverez une documentation exhaustive concernant tous les aspects de la migration QR. Votre conseiller clientèle vous prodiguera également des conseils pour une transition aussi simple et efficace que possible. Cependant, puisque la charge liée à la transition ne doit pas être sous-estimée, il est recommandé de constituer une équipe de projet au bénéfice de ressources personnelles, professionnelles et financières suffisantes qui, dans le meilleur des cas, pourra se dédier entièrement à la migration.

Si vous pressentez que la migration ne sera pas achevée jusqu’à la date butoir, vous pouvez temporairement créer en ligne vos factures et sections paiement QR et les télécharger au format PDF – notamment via le portail QR-factures d’UBS. Vous pouvez envoyer le PDF soit en pièce jointe par e-mail, soit par courrier, imprimé sur du papier perforé. Veuillez strictement considérer cette option comme une solution de secours, puisqu’elle est tout sauf efficace pour les entreprises gérant plus de 100 factures par mois.

Les sections paiement QR offrent un allègement considérable des transactions commerciales à toutes les parties prenantes. Elles peuvent être scannées avec n’importe quel smartphone et contiennent toutes les indications nécessaires au paiement, facilitent la comptabilité débiteurs en termes de facturation et de comptabilisation et réduisent les charges au niveau de la comptabilité créditeurs.

Même si le passage aux QR-factures, avec tous ses aspects secondaires, peut constituer une opération sportive au vu des quelques semaines restantes, elle est toutefois parfaitement maîtrisable. Un trafic des paiements sans accroc est tout aussi essentiel pour la population suisse que pour notre économie. Voilà pourquoi il est dans l’intérêt de tous que le plus grand nombre possible d’entreprises – de préférence toutes – aient opéré la migration QR au 1er octobre. Nous vous soutiendrons volontiers.