QR-Rechnung: Ist Ihr KMU bereit?

Am 30. September 2022 um Mitternacht schlägt zwei alten Bekannten buchstäblich die letzte Stunde. Die nunmehr 34 Jahre alten roten und 21 Jahre alten orangen Einzahlungsscheine sind den Anforderungen des Digitalzeitalters nicht mehr gewachsen – und ab dem 1. Oktober nicht mehr gültig. Abgelöst werden sie durch QR-Rechnungen mit verschiedenen Zahlteilen.

«Mit Blick auf die Umstellung sind Schweizer Unternehmen zwar schon recht weit, aber noch nicht im Ziel», lautet das Fazit von Giovanni Gaggioli, Zahlungsverkehrsexperte bei UBS. Sein Kollege Eric Bamert sieht das ähnlich: «Viele unserer Unternehmenskunden sind heute schon bereit.» Und er räumt ein, dass «rund die Hälfte aller KMU die Migration noch vor sich hat». Etwa 300 000 Firmen müssen nach dem Stichtag demzufolge mit teuren Umtrieben beim Inkasso oder schwerwiegenderen Folgen rechnen. Wie Sie solche Probleme vermeiden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Hälfte aller Schweizer KMU hat die QR-Migration noch vor sich.

Zur Auswahl stehen drei verschiedene QR-Zahlteile. Von Ihrer Entscheidung hängt auch ab, welche Massnahmen Sie bis zum Stichtag erledigen müssen – diese umfassen unter anderem Ihre Buchhaltungssoftware, Ihre Stammdaten, Ihre internen Prozesse oder Ihre Formulare.

Apropos Formulare: Zwei der drei QR-Zahlteile ersetzen die roten und orangen Einzahlungsscheine. Neu ist der QR-Zahlteil mit Kreditorreferenz. Er vereinfacht die Fakturierung von Exporten aus der Schweiz in den SEPA-Raum in Schweizer Franken und Euro.

Falls Sie noch nicht auf QR-Rechnungen umgestellt haben: Auf der Website Ihrer Bank – zum Beispiel auf ubs.com/qr-rechnung – finden Sie umfassende Dokumentationen zu allen Aspekten der QR-Migration. Tipps für eine möglichst unkomplizierte, effiziente Umstellung erhalten Sie auch von Ihrer Kundenberaterin oder Ihrem Kundenberater. Da der Aufwand für den Umstieg allerdings nicht zu unterschätzen ist, empfiehlt es sich, ein Projektteam mit genügend personellen, fachlichen und finanziellen Ressourcen zusammenzustellen, das sich im besten Fall voll und ganz auf die Migration konzentrieren kann.

Sollte sich abzeichnen, dass Sie mit der Migration bis zum Stichtag nicht fertig werden, können Sie Ihre QR-Rechnungen und -Zahlteile vorübergehend auch online erstellen und als PDF herunterladen – zum Beispiel auf dem QR-Rechnungsportal von UBS. Das PDF verschicken Sie entweder als Anhang per E-Mail oder per Post, ausgedruckt auf perforiertes Papier. Betrachten Sie diese Option ausschliesslich als Notlösung, denn sie ist für Unternehmen mit mehr als 100 Rechnungen pro Monat alles andere als effizient.

Die QR-Zahlteile sorgen bei allen Beteiligten für spürbare Entlastung im Geschäftsleben. Sie können mit jedem Smartphone gescannt werden und enthalten alle für die Bezahlung nötigen Angaben, unterstützen die Debitorenbuchhaltung beim Verrechnen und Verbuchen und verringern für die Kreditorenbuchhaltung den Aufwand bei der Kreditorenverwaltung.

Auch wenn die Umstellung auf QR-Rechnungen mit all ihren Nebenaspekten innert weniger Wochen eine sportliche Angelegenheit darstellt – sie lässt sich meistern. Für die Schweizer Bevölkerung ist ein reibungsloser Zahlungsverkehr ebenso essenziell wie für unsere Wirtschaft. Es ist deshalb im Interesse aller, dass am 1. Oktober möglichst viele – am besten alle – Unternehmen auf die QR-Rechnung umgestellt haben. Wir unterstützen Sie gern.