QR-Rechnung

Die QR-Rechnung bezeichnet eine Rechnung mit integriertem Zahlteil und Empfangsschein, die den ehemaligen orangen und roten Einzahlungsschein per 30. September 2022 abgelöst hat.

Der obere Teil der QR-Rechnung (1.) entspricht einer "normalen" Rechnung, der untere Teil ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert: dem Zahlteil (2.) und dem Empfangsschein (3.). Auf dem Zahlteil befindet sich der Swiss QR Code (4.), welcher alle relevanten Informationen enthält, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind.

Was ist der Unterschied zwischen der QR-Referenz und der ehemaligen ESR-Referenz?

Die QR-Referenz ist eine von zwei strukturierten Referenzverwendungen bei der QR-Rechnung und muss stets mit der QR-IBAN angewendet werden. Die ESR-Referenz wurde beim orangen Einzahlungsschein (UBS BESR oder UBS BESR Quick) als strukturierte Referenz mit einer Postkontonummer verwendet.
QR-Referenz sowie ESR-Referenz sind formell genau gleich aufgebaut und werden auch gleich validiert. 

Im Feld "Referenz" sind die 27-stellige QR-Referenz oder die bis zu 25-stellige Creditor Reference gemäss ISO-11649-Standard zulässig. Falls Sie die QR-Referenz verwenden, ist die Verwendung der QR-IBAN obligatorisch. Falls Sie sich für die Creditor Reference entscheiden, ist die Verwendung der IBAN obligatorisch.

Der Zahlteil kann an Kunden auf die folgende Weise versendet werden:

1. als Teil der QR-Rechnung in Papierform (inkl. Perforierung gemäss Gestaltungsvorgaben)
2. als Beilage zu einer Rechnung in Papierform (inkl. Perforierung gemäss Gestaltungsvorgaben)
3. als Teil der QR-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, z. B. im PDF-Format (inkl. Scherensymbol oder Hinweis auf Abtrennung)
4. als eBill direkt ins Digital Banking des jeweiligen Finanzinstitutes des Kunden (für die Nutzung des alternativen Verfahrens siehe Implementation Guides QR-Rechnung)
   

Der QR-Code enthält alle relevanten Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahler, Betrag, Währung etc. Eine vollständige Auflistung können Sie den Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung entnehmen. Bitte beachten Sie, dass im Bereich Angaben alle für eine Zahlung relevanten Werte aus dem Swiss QR Code aufgedruckt werden müssen.

Anstatt der regulären IBAN wird dem Kunden eine QR-IBAN für das Gutschriftskonto von seiner Bank zugeteilt. Diese wird für die Identifikation des Begünstigtenkonto benötigt. Hierbei unterscheidet sich die QR-IBAN von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (IID), der QR-IID. Jedes rechtlich selbständige Finanzinstitut, das am Verfahren teilnimmt, erhält mindestens eine QR-IID zugewiesen. Die QR-IID von UBS Switzerland AG ist 30005.

Beispiel QR-IBAN mit QR-IID:

Beispiel IBAN mit IID:

Der Ultimate Creditor ist der endgültige Zahlungsempfänger. Das Ausfüllen und Weiterleiten dieser Information ist noch nicht möglich, jedoch ist ein Platzhalter für den zukünftigen Gebrauch dieser Information im QR-Code vorgesehen. Heute ist es bereits möglich, diese Information in der File-Zahlung mit pain.001 mitzuliefern.

Der Finanzplatz wird entscheiden, ab wann diese Angabe auch mit der QR-Rechnung mitgeliefert werden kann.

Falls Sie Ihre Buchhaltungssoftware nicht vor dem 30. September 2022 auf QR-Rechnungen umstellen konnten, hilft Ihnen als Alternative das UBS QR-Portal, um QR-Rechnungen im Self-Service zu erstellen. Im UBS QR-Portal l können Sie mit wenigen Klicks leere Einzahlungsscheine sowie komplette QR-Rechnungen erstellen, herunterladen und selbst ausdrucken (oder bei einer Druckerei in Ihrer Nähe drucken lassen).

Zusätzlich können Sie bei Ihren Rechnungen auch weiterhin Ihre IBAN als Bankverbindung angegeben, mit welcher Ihre Kunden Ihre Rechnungen auch ohne QR-Rechnung über E- und Mobile Banking sowie am UBS Multimat bezahlen können.

QR-Rechnungen können in Schweizer Franken und Euro ausgestellt werden. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Code und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein aufgedruckt werden.

QR-Rechnungen mit QR-IBAN und QR-Referenz oder QR-Rechnungen mit IBAN und Creditor Reference werden nach Art der Referenz und der Währung gesammelt verbucht. Die Sammelbuchungsauflösung kann als camt-Meldung bezogen werden. Ebenfalls sind die einzelnen Transaktionen im E-Banking ersichtlich. Alternativ wird weiterhin eine papierbasierte Avisierung angeboten.

Falls Sie Ihre Rechnungen mit einer Software erstellen, ist während der Parallelphase von orangen Einzahlungsscheinen und QR-Rechnung die BESR-ID in der QR-Referenz zu verwenden. Falls Sie noch keine BESR-ID besitzen, beantragen Sie bitte bei UBS Switzerland AG die neue Identifkationsnummer (ID-Nr.) für die QR-Referenzen.

Nutzen Sie das UBS QR-Portal, um schnell und einfach QR-Rechnungen mit wenigen Klicks selbst zu erstellen. UBS bietet keinen Bestellservice für Einzahlungsscheine.

Ja, die Vorgaben müssen gemäss Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung eingehalten werden. Als Unterstützung stehen Ihnen im Dokument Style Guide QR-Rechnung Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen für die QR-Rechnung zur Verfügung. Zur optischen Verifikation des Zahlteils und des Empfangsscheins dient das Rasterblatt (siehe Style Guide).

Weiter gilt es zu beachten, dass die Angaben des Begünstigten mit den bei UBS hinterlegten Kundendaten übereinstimmen müssen. Abweichungen zwischen der Adresse im Feld "Zahlbar an" und der Domiziladresse oder der bei UBS hinterlegten Adresse können eine Rückweisung der Zahlung zur Folge haben.

Zur Selbstkontrolle können Sie das Rasterblatt (siehe Style Guide) verwenden und den Dateninhalt des QR-Codes in der UBS-Testplattform prüfen.
Die Testplattform eignet sich insbesondere für Softwarehersteller. Hier können Sie auch Gutschriftseingänge simulieren.

Weiterhin bieten wir Ihnen einen kostenlosen Formulartest für QR-Rechnungen an. Wir empfehlen Ihnen dringend, uns vor dem ersten Rechnungsversand Beispiele Ihrer QR-Rechnungen an folgende Adresse zu senden:

UBS Switzerland AG
Client Lifecycle Services
E-Contracts
Postfach
CH-8098 Zürich

Beachten Sie bitte, dass die Vorgaben gemäss Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung eingehalten werden müssen. Als Unterstützung steht Ihnen die UBS-Broschüre für die QR-Rechnung zur Verfügung.

Nein. Werden Angaben zum Betrag und dem Rechnungsempfänger bei der Rechnungsstellung nicht aufgedruckt, sind farblose Felder mit Eckmarken sowohl im Zahlteil als auch im Empfangsschein zur handschriftlichen Ergänzung anzubringen. Information dazu finden sich in den "Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung".

Zusätzliche Informationen können bei allen drei Ausprägungen verwendet werden. Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen zu Zahlungen mit strukturierter Referenz unter "zusätzliche Informationen" verwendet werden. Diese müssen vorausgefüllt und können nicht mehr handschriftlich ergänzt werden.

Falls Sie bereits eine BESR-ID nutzen, sollten Sie im zweiten Quartal 2020 einen Brief mit Ihrer QR-IBAN von UBS erhalten haben. Alle neuen Kunden müssen Ihre QR-IBAN einmalig bei UBS beantragenund erhalten zusätzlich eine sechsstellige ID-Nummer zugeteilt. Bitte verwenden Sie ausschliesslich diese sechsstellige ID-Nummer in den ersten sechs Stellen der QR-Referenz.

Alternativ finden Sie Ihre QR-IBAN mit wenigen Klicks in unserem UBS QR-Portal unter «Zusätzliche Hilfsmittel» > «QR-IBAN und Referenzen». Dort können Sie anhand Ihrer IBAN die entsprechende QR-IBAN generieren.

Nein, die "Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung" müssen eingehalten werden.

Ja, jedoch muss in diesem Fall die Betragsangabe stets numerisch mit Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen mit "0.00" angegeben und in den "zusätzlichen Informationen" der Text "Rechnung nicht zur Zahlung verwenden" angebracht werden.

Ja, das Feld “Zusätzliche Informationen» umfasst bis zu 140 Zeichen. Zusätzliche Informationen können bei allen drei Ausprägungen der QR-Rechnung verwendet werden, und zwar in Form von unstrukturierten Mitteilungen oder sogenannten Rechnungsinformationen

Die dort verwendeten Angaben müssen auf dem Zahlteil rechts vom Swiss QR Code in Druckschrift aufgedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen sind nicht zugelassen.

Unstrukturierte Mitteilungen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen zu Zahlungen mit strukturierter Referenz verwendet werden. Diese Daten werden durch das Scannen des QR-Codes mit der Zahlung weitergeleitet.

Rechnungsinformationen enthalten codierte Informationen für die automatisierte Verbuchung der Zahlung. Die Daten werden nicht mit der Zahlung weitergeleitet und sind bei einer automatisierten Kreditorenverarbeitung von Vorteil.

Falls eine Rechnung mit im Formular integriertem Zahlteil und Empfangsschein erstellt wird, darf im Zahlteil und Empfangsschein keine Werbung angebracht werden. Jedoch ist im frei gestaltbaren Rechnungsteil oberhalb der Perforation Werbung erlaubt.

Die QR-Rechnung, inklusive Zahlteil und Empfangsschein, kann mit handelsüblichen Druckern selbst erstellt werden.
Für den Druck kann naturweisses oder weisses Papier mit einem Gewicht von 80 bis 100 g/m2 verwendet werden. Geprüfte Recycling-, FSC- und TCF-Papiersorten sind erlaubt, nicht zugelassen sind beschichtete oder reflektierende Sorten.

Zugelassene Schriften sind die serifenlosen Schriften Arial, Frutiger, Helvetica und Liberation Sans, jeweils in Schwarz, weder kursiv gesetzt noch unterstrichen. Die Schriftgrösse muss minimal 6 pt und darf maximal 10 pt betragen.

Details zu Druckvorgaben finden Sie in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung».

Eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol oder alternativ der Hinweis "Vor der Einzahlung abzutrennen" oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils) angebracht werden.

Details zu den Vorgaben finden Sie in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung».

Die Preisvorgaben werden durch die Post vorgegeben und auf postfinance.ch veröffentlicht.

Durch die Wahl der Einzahlung am Postschalter erteilt der Zahler bzw. Zahlungspflichtige die Instruktion, die Gebühren den QR-Rechnungsstellern zu belasten.

Bitte konsultieren Sie unsere Checkliste für Zahler. Diese gibt Ihnen eine Übersicht, wann Sie weitere Schritte unternehmen müssen.

Wenn Sie unsere Online-Services Mobile Banking, E-Banking, Multimat oder den Papierauftrag via UBS easy-Formularen, Dauerauftrag Papier nutzen oder Zahlungen über Ihren Kundenberater beauftragen, dann können Sie seit dem 30. Juni 2020 auch QR-Rechnung wie gewohnt bezahlen.

Wenn Sie eine der UBS-Schnittstellen nutzen und somit die Rechnung zuvor in einer Software erfassen, müssen Sie Ihre Software und gegebenenfalls Rechnungsscanner oder ganze Kreditorenprozesse vor der Zahlung mit QR-Rechnung aktualisieren.

Ja, falls Sie keinen Zugang zu einem unserer Online-Services haben, können Sie QR-Rechnungen wie gewohnt am Postschalter (Postagenturen bzw. -filialen) analog zu den heutigen Einzahlungsscheinen bezahlen. Wir bieten Ihnen zudem die heute bekannten Zahlungsaufträge via UBS easy-Formularen, Dauerauftrag Papier oder Kundenberater auch für QR-Rechnungen an.

Bitte tragen Sie die fehlenden Angaben einfach per Hand oder in Ihrem Digital Banking per Tastaur ein.

Bitte verwenden Sie beim Bezahlen der QR-Rechnung immer die auf dem Zahlteil aufgedruckte Kontonummer. Die Kontonummer ist immer im IBAN Format. Diese kann sich von der üblichen IBAN des Rechnungsstellers unterscheiden, wenn die neue QR-IBAN im Zusammenhang mit einer 27-stelligen Referenz verwendet wird.

Der Ultimate Creditor ist der endgültige Zahlungsempfänger. Das Ausfüllen und Weiterleiten dieser Information ist noch nicht möglich, jedoch ist ein Platzhalter für den zukünftigen Gebrauch dieser Information im QR-Code vorgesehen. Heute ist es bereits möglich, diese Information in der File-Zahlung mit pain.001 mitzuliefern.

Der Finanzplatz wird entscheiden, ab wann diese Angabe auch mit der QR-Rechnung mitgeliefert werden kann.

Falls in der QR-Rechnung trotzdem diese Information enthalten sein sollte, wird die Zahlung gleichwohl ausgeführt, aber diese Information nicht mitgeliefert. Bei der pain.001-Zahlung kann dies nicht unterbunden werden.

Unter einem endgültigen Zahlungspflichtigen versteht man eine Person, die eine QR-Rechnung erhält – somit der Rechnungsempfänger. Daten des Rechnungsempfängers sind vom Institut des Zahlers gemäss Vereinbarung mit dem Zahler an das Institut des Zahlungsempfängers weiterzuleiten. Dies, sofern diese Daten vom Zahler im Zahlungsauftrag übermittelt werden. Die Daten des Rechnungsempfängers werden nur dann nicht weitergeleitet, wenn gegenteilige Instruktionen oder spezielle Vereinbarungen mit dem Zahler die Weiterleitung ausschliessen.

Beim Rechnungsempfänger handelt es sich um eine optionale Information, die zur Ausführung der Zahlung nicht benötigt wird. Sie kann bei der Ausführung der Zahlung weggelassen werden.

Diese Option ist im UBS Digital Banking und im UBS Multimat sichergestellt. Bei den papierbasierten Aufträgen UBS easy und UBS easy International und Dauerauftrag werden sämtliche auf dem Zahlteil aufgedruckten oder erlaubten handschriftlich ergänzten Informationen immer mit der Zahlung mitgegeben, unabhängig davon, ob diese für die Ausführung der Zahlung notwendig sind. Handschriftliche Ergänzungen (nicht aber Streichungen) sind nur bei fehlendem Betrag und/oder Rechnungsempfänger/-in unter "Zahlbar durch" erlaubt.

Falls Sie dies nicht möchte, können Sie die alternativen Zahlungsmöglichkeiten UBS Multimat, UBS Digital Banking oder Einmalauftrag nutzen. Diese Kanäle ermöglichen es Ihnen, die Information des Rechnungsempfängers im Zahlungsauftrag zu bearbeiten und bei Bedarf auch wegzulassen bzw. zu löschen.

Der Zahlteil muss mit der Schere von der QR-Rechnung abgetrennt werden. Danach kann der Zahlteil ohne Empfangsschein einem Zahlungsauftrag in Papierform beigelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass bei Zahlungsaufträgen mit UBS easy-Formularen und Dauerauftrag Papier sämtliche auf dem Zahlteil aufgedruckten oder erlaubten handschriftlich ergänzten Informationen immer mit der Zahlung mitgegeben werden, unabhängig davon, ob diese für die Ausführung der Zahlung notwendig sind. Handschriftliche Ergänzungen (nicht aber Streichungen) sind nur bei fehlendem Betrag und/oder Rechnungsempfänger/-in unter "Zahlbar durch" erlaubt.

Nein. Die QR-Rechnung kann über alle bestehenden Kanäle bei UBS eingereicht werden und entsprechend werden die Preise für den gewählten Kanal angewendet.